Problemanalyse im Geschäftsleben: Ablauf und Tipps

Fehler passieren. Das ist die normalste Sache der Welt. Wer Angst vor Fehlern hat, hat bereits verloren. Es ist doch so, dass Fehler aufzeigen, wo Verbesserungsbedarf besteht und damit fördern sie Entwicklung. Diese Sichtweise erleichtert Ihnen den Umgang mit letztlich doch nicht planbaren Hindernissen. Es ist besser allzeit gewappnet zu sein, eine gute Problemanalyse zu starten und so zur Fehlerbehebung beizutragen. Panik und hektischer Aktionismus werden zu Verzögerungen führen. Legen Sie sich also eine Strategie zu Recht, die Sie als Leitfaden jederzeit bei auftretenden Problemen anwenden können, unabhängig davon, ob das Problem technisch ist oder nicht. Es stecken auch hinter der Technik Menschen, deshalb ist die Ursachensuche oft weiter gefächert als man denkt.

Problemanalyse: So wirds gemacht!

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„Um Gottes Willen, ein Fehler!“

Genau diesen Satz sollten Sie lernen zu vermeiden. Um wie viel angenehmer klingt es doch wenn Sie stattdessen sagen: „Interessant, ein Fehler, dann lasst uns mal überlegen.“ Denn Fehler sind zwar unangenehm, aber Sie fordern uns und wir lernen aus Ihnen. Ändern Sie also Ihre Einstellung und treten Sie Fehlern positiver gegenüber.

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Nur die Ruhe!

Verschaffen Sie sich erst einen Überblick über die Dimension des Fehlers. Sie können immer noch eskalieren, wenn Sie merken, dass diese gefährlich groß ist. Meist ist dies aber nicht so. Werden Sie sich klar, was für Folgen das Problem mit sich zieht, wer alles betroffen ist und bewahren Sie kühlen Kopf.

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Wer kann helfen?

Nachdem Sie sich einen ersten, sachlichen Überblick über die Lage gemacht haben, sollten Sie mit der Problemanalyse beginnen. Holen Sie sich dazu Spezialisten. Überlegen Sie, wer am besten helfen kann und stellen Sie ein Team zusammen wenn dies nötig ist. Die Eitelkeit immer alles selbst lösen zu wollen, bringt Sie nicht weiter.

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Rückwärtsgang

Sie müssen die Ursache finden. Eine alleinige Fehlerbehebung könnte zur Folge haben dass das gleiche Problem wieder auftritt. Beginnen Sie damit, die Abläufe nachzuvollziehen. Nur so können Sie an wichtige Informationen gelangen, die Ihnen den Weg zum Grund des Problems weisen.

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Visualisieren

Ein visuelles Festhalten einzelner Schritte und Fakten empfiehlt sich deshalb, weil es andere Denkmuster öffnet und das Gesamtbild verdeutlicht. Ideal dafür ist ein Flip Chart. Sollten Sie diesen nicht zur Hand haben reichen Notizen oder Bilder. Die Problemanalyse wird so festgehalten und ist nachvollziehbarer.

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Lösung

Ist die Ursache gefunden, geht es an die Lösungsfindung. Beachten Sie, dass es sowohl eine kurzfristige als auch eine langfristige Lösung gibt. Ein erstes „Notverarzten“ erspart nicht unbedingt eine intensivere Behandlung, genauso wenig wie eine Interimslösung nicht immer die Endlösung ist.

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