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Im Betriebsalltag kommt es immer wieder vor, dass Kunden Rechnungen bewusst erst einmal liegen lassen. Um seine offenen Rechnungen einzutreiben, sollten sie dann mit Erinnerungsschreiben beginnen und drei Mahnungen schreiben sowie die ihnen zustehenden Verzugszinsen geltend machen.
Weitere Versuche, wie telefonische Aufforderungen kosten sehr viel Zeit und Mühe. Hier hilft ein sogenanntes Forderungsmanagement. Damit ist eine klare Linie gemeint, wie man grundsätzlich bei nicht bezahlten Rechnungen vorzugehen hat.
Definition Forderungsmanagement
Unter dem Begriff Forderungsmanagement sind alle Maßnahmen zusammen gefaßt, die sich mit der Bearbeitung und Sicherung von Debitoren (Schuldnern) befassen. Ziel ist es, Forderungsausfälle so gering wie möglich zu halten und die notwendige Liquidität des Unternehmens jederzeit zu wahren. Das Forderungsmanagement wird dem Rechnungswesen untergeordnet und oftmals outgesourct. Dann werden spezialisierte Inkassounternehmen zum Eintreiben von offenen Rechnungen beauftragt.
Frühes Forderungsmanagement bei potentiellen Debitoren
Im frühen Forderungsmanagement werden alle Aktivitäten zusammengefasst, die das Risiko eines Forderungsausfalls bei einem potentiellen Debitoren schon bei der Geschäftsanbahnung und beim Geschäftsabschluss reduzieren. Dazu zählt man den Einsatz von Bonitäts-Informations-Systemen und Scorekarten, die externe und eigene Erfahrungen automatisiert verfügbar machen. Dabei hat der Forderungsmanager einen excellenten Marktüberblick und kann bei der Optimierung der Systeme beraten.
Spätes Forderungsmanagement: Zahlungsziele und Kredite
Das späte Forderungsmanagement ist dafür verantwortlich, Kredite zu leiten, zu gewähren und zu verwalten, wenn Zahlungsziele eingeräumt werden. Dabei ist es wichtig, Forderungsausfälle so gering wie möglich zu halten, so dass die notwendige Liquidität des Unternehmens jederzeit erhalten bleibt.
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Leider steigt die Zahl der Forderungsausfälle immer weiter. Hier ist es für jede Firma ratsam, mit einem Inkassounternehmen zusammenzuarbeiten. Inkassounternehmen sind professionelle Partner für den Bereich Forderungsmanagement. Sie haben durch ihr Tagesgeschäft und ihre Erfahren viel Know-How auf dem Gebiet. Forderungsausfälle nicht einfach ausbuchen, dass ist das, was Schuldner wollen. Man kann Forderungsausfälle mit Bonitätsprüfungen im Vorfeld reduzieren und wenn dann noch offene Forderungen entstehen, abgeben an ein Inkassounternehmen. Das sind Profis und die kümmern sich um ihr Geld.
@ Hanna,
ja, profesionelle Unterstützung durch Inkassounternehmen wäre natürlich höchst wünschenswert – wenn man jedoch wie ich Kleinunternehmer ist, dann ist das finanziell einfach nicht machbar. Ich habe jedoch die Erfahrung gemacht, dass 1. die Sensibilität für das wichtige Thema „offene Forderungen“ überhaupt erst einmal bei einem selbst da sein muss und dass man 2. auch mit relativ einfachen MItteln weiter kommt, als man denkt. Ich habe mir nach und nach aus dem Netz Checklisten, Übersichten etc. zusammengesucht (z. B. bei http://www.forderungsmanagement.com) und arbeite damit. Ergebnis: nicht perfekt, aber o.k.
MfG
Lukas