Um Outlook einrichten zu können, benötigt man nur wenige Handgriffe. Ist einmal das Konto richtig konfiguriert, kann man die Hauptfunktion – Emails abrufen – uneingeschränkt nutzen. Doch darüber hinaus gibt es noch viele weitere Features, die Outlook im Büro geradezu unerlässlich machen. Im Outlook Kalender lassen sich Termine und Notizen eintragen, man kann sich benachrichtigen lassen, Adresslisten verwalten und all dies zur besseren Organisation des Büroalltags verwenden. Auch die Synchronisation mit beispielsweise dem iPhone geht fast von alleine, wenn man sich vorher Zeit zum Outlook einrichten genommen hat.
Outlook einrichten: So wirds gemacht!
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Konto konfigurieren
Je nachdem, bei welchem Anbieter man sein Emailkonto hat, sei es bei regulären Providern oder auf der eigenen Webseite, muss man zunächst die POP3 und die SMTP oder die IMAP Adresse herausfinden und samt Passwort bei der Kontoeinstellung angeben.
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Mehrere Konten
Wenn man mehrere Email Konten über Outlook im Büro laufen lassen möchte, kann man auch entsprechend viele Konten anlegen. Das Email-Programm ruft dann auch alle Konten nacheinander ab.
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Ordner
Um so Outlook einrichten zu können, dass man auch später nicht den Überblick verliert, empfiehlt es sich, für die Kontakte eigene Ordner und Unterordner und passende Regeln zu erstellen, damit eingehende Emails gleich an den richtigen Platz gelegt werden.
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Regeln
Man kann für Outlook Regeln definieren, nach denen das Programm den Umgang mit Emails automatisiert. Diese kann man auch importieren und exportieren.
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Emails importieren und exportieren
Outlook legt regelmäßig ein Archiv an und man kann und sollte dies auch selbst tun. Somit wird gewährleistet, dass nichts verloren geht.
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Signatur
Sehr praktisch, wenn man nicht immer das Gleiche am Ende einer Email schreiben möchte. Signaturen können von der Grußformel über Namen, Anschrift und Telefonnummern jegliche Information enthalten, die man jedem Emailkontakt zukommen lassen möchte.
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Abwesenheitsmitteilung
Sollte man eine Weile nicht Outlook im Büro benutzen können, da man im Urlaub ist, zum Beispiel, kann man eine standardisierte Benachrichtigung verfassen, die an jeden zurückgeschickt wird, von dem man eine Email in dieser Zeit bekommt.
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Oulook Kalender
Der Outlook Kalender ist beinahe schon ein eigenes, kleines Programm: Hiermit kann man nicht nur das Datum ersehen, sondern auch Notizen von Meetings eintragen, Termine festlegen, markieren und sich benachrichtigen lassen.
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Adressbuch
Für jeden Kontakt kann man entweder manuell auch einen Eintrag im Adressbuch verfassen oder ihn hinzufügen, sobald eine Email empfangen wird. Es empfiehlt sich, dieses Adressbuch so genau wie möglich zu führen, vor allem dann, wenn man es durch die Synchronisation auch auf einem Smartphone nutzen will.
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Automatisierung
Es gibt auch andere Tools, die man nicht direkt in Outlook einrichten muss – sie richten sich selber ein. Gerade im Bereich von Phishing Mails oder SPAM ist das Programm lernfähig und legt entsprechende Mails von alleine ab.
Tipps und Hinweise
- Wetere wichtige Infos und alles rund um Outlook: http://www.planet-outlook.de/