Die Vor- und Nachbereitung ist das Wichtigste. Das Mitarbeitergespräch führen Sie dennoch viel besser, wenn Sie ein paar grundlegende Regeln der Kommunikation befolgen.
Als Leitfaden, der sowohl für Sie als auch für den Mitarbeiter im Vorfeld bekannt sein sollte, dient die Checkliste für ein Mitarbeitergespräch. Diese können Sie entweder selbst anfertigen oder (teils kostenpflichtig) herunterladen.
Durch geregelten Ablauf souverän das Mitarbeitergespräch führen
Die Beurteilungskriterien müssen im Vorfeld feststehen, ansonsten lassen sich keine verlässlichen Überprüfungen machen. Dann können Sie auch nicht feststellen, ob vereinbarte Ziele erreicht wurden. Äußerst wichtig ist, dass Sie positiv kommunizieren. Machen Sie auf das aufmerksam, was verbessert werden kann, anstatt nur auf Mangelhaftem herumzureiten. Sie müssen kritisieren, aber auch loben.
Diskutieren Sie, was besser laufen könnte und halten Sie mögliche Maßnahmen fest. Dazu gehört immer der Blick in die Zukunft. Welche beruflichen Perspektiven ergeben sich für Ihren Mitarbeiter? Wo kann er sich verbessern, wo sehen Sie ihn in mehreren Jahren?
Vereinbaren Sie im Anschluss verbindlich die Entwicklungsmaßnahmen, die Sie bereits diskutiert haben, und legen Sie fest, woran Sie den Erfolg messen möchten. Zum Schluss suchen Sie einen versöhnlichen Ausklang und machen den nächsten Termin für einen „Check“.
Je kürzer die Abstände zwischen den Checks sind, desto besser lassen sich Defizite und Fortschritte erkennen. Wenn es Kritik gibt, suchen Sie sofort das Gespräch, anstatt bis zum nächsten Termin zu warten. Bis dahin staut sich nur der Frust an, auf beiden Seiten.
So konkret die vereinbarten Maßnahmen auch sein sollten, müssen Sie für unvorhergesehene Entwicklungen und Veränderungen immer auch Verständnis haben. Extrembeispiel: Ausfall wegen Schwangerschaft: Wie möchten wir die verbleibenden Monate bis zum (vorläufigen) Abschied gestalten?
Wenn Sie ein Mitarbeitergespräch führen, Kommunikationsregeln beachten!
Bevor Sie mit anderen hart ins Gericht gehen können, achten Sie auf sich selbst. Schließen Sie nicht voreilig auf Eigenschaften des Arbeitnehmers, die Sie nicht genau kennen. Hüten Sie sich davor, zu pauschalen oder überzogenen Extremurteilen zu neigen.
Für das Gespräch selbst sollten Sie eine angenehme Atmosphäre schaffen. Die Sitzanordnung sollte keine Opposition suggerieren, sondern eine vertrauensvolle Nähe vermitteln. Also sollten Sie sich in einem Winkel von 90° positionieren.
Das Gespräch sollte sich nicht mit Gehaltsvorstellungen überschneiden. Dieses Gespräch sollte getrennt geführt werden, damit tägliche Leistung und angestrebte Leistungssteigerung nicht unglücklich mit der Bezahlung in Beziehung gesetzt werden.