Jour fixe Meeting: Definition, Planung und Aufbau

Der Begriff „Jour fixe“ stammt aus dem Projektmanagement und war ursprünglich als eine Art Briefing über die unterschiedlichen Projektstati der Projektteams ins Leben gerufen worden. Heutztage ist ein „!Joue fixe“ zum gängigen Alltag in den unterschiedlichsten Firmenzweigen geworden. Ziel dabei ist einen Informationflow zwischen der Chefetage und den Mitrarbeitern in Gang zu setzten. Bei diesem speziellen Meeting werden dann nicht nur der Ist-Zustand besprochen, sondern auch zukünftige Vorgehensweisen und Probleme besprochen. Ziel dabei ist es den gleichen Wissensstand der Mitarbeiter zu erreichen. Lesen Sie hier den Sinn dieses Treffens und wie dieses Treffen aufgebaut ist.

Jour fixe planen und durchführen: So wird's gemacht!

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Die Definition

Der Definition nach ist ein Jour fixe ein regelmäßiger bis zu zweistündiger Termin zum Meeting in einer Organisation in regelmäßigen Abständen. Je nachdem kann eine solche Veranstaltung dann alle zwei bis vier Wochen stattfinden. Dabei werden die Themen wie der aktuelle Arbeitsstand, Kritikpunkte und mögliche Verbesserungsvorschläge erörtert. Wichtig ist, dass jeder Beitrag generell besprochen wird. Diese Meetings haben einen sehr offenen und informellen Charakter und sind daher auch eine Art vertrauensbildende Maßnahme und des Networkings innerhalb des Unternehmens. Das verhilft aus sozialwissenschaftlicher Sicht zu einer Indentifikationsmöglichkeit mit der getätigten Arbeit, da der Mitarbeiter so vordergründig selbst eine gewisse Mitsprache und somit eine Wertschätzung innerhalb des Unternehmens erfährt. Aus diesem Gefühl des „Ich-werde-ernst-genommens“ erwächst dann schnell ein Wir-Gefühl als Gruppe.

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Die Planung

Eine gute Vorbereitung vor diesen informellen Treffen ist als Arbeitnehmer also immer sehr sinnvoll, sollte aber nicht übermäßig viel Zeit in Anspruch nehmen – etwa 15 Minuten reichen da schon! Als einen kleinen Leidfaden sollten Sie sich bei dieser Vorbereitung folgende Fragen stellen:

  1. Welche Themen könnten von Interesse sein? (Mitarbeiter, Chefs)
  2. Zu welchen Themen sollte es ein Feedback oder Anregungen geben?
  3. Wie kann man vorgehen, um die Ziele (Feedback, Anregungen) zu erreichen?
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Der Aufbau

Will man diese Gesprächskultur auf Knopfdruck mit den Mitarbeitern durchführen, so muss das auch dementsprechend sinnvoll strukturiert werden, sonst bewegt man niemanden zum fröhlichen Plaudern und es wird nur endlos monologisiert. So wird meist die veranschlagte Zeit straff untergliedert in Themenbereiche, die einem genauen Zeitplan unterliegen. Doch muss man am Ende immer mit dem „Faktor X“ gerechnet werden: Das Schweigen im Walde. Prototypisch als Richtlinie gilt hierbei aber:

  1. Eine Aussprache über den derzeitigen Stand der Dinge: Informationsflow (etwa 10 – 20 Minuten)
  2. Direkt gestellte Fragen der Mitarbeiter zu bestimmten Input (etwa 20 – 60 Minuten)
  3. Generelle Fragen der Mitarbeiter zur Arbeit (etwa 10 – 40 Minuten)
  4. Diskussionsbedarf (etwa 0 – 30 Minuten)
  5. Abschließend erfolgt immer noch ein Resümee des gesamten Jour fiexes

Nicht nur Arbeitnehmer können innerhalb der Firma Ihre Meinung mitteiolen, sondern gibt es im privaten Bereich auch schon viele Orte, an denen man dazu aufgerufen ist, einem Jour fixe beizuwohnen. Wer beispielsweise einmal politisch bei der radikal Linken seine Meinung abladen will, der kann auch das wahrnehmen und zu deren monatlichen Veranstaltungen gehen und seine Meinung sagen.

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