Ist ein elektronisches Fahrtenbuch für das Finanzamt zugelassen?

Im Schreibwarenhandel gibt es geeignete Vordrucke, um ein Fahrtenbuch steuergerecht zu führen. Auch für den PC sind genügend Programme vorhanden, von der einfachen Excel-Tabelle bis zum ausgefeilten Programm. Diese haben aber alle den Nachteil, dass man die Daten der Fahrten, den Zweck der Fahrt und die Tankkosten von Hand eintragen muss. Mit der Zeit wird das nicht nur lästig, sondern kann auch fehlerbehaftet und manipulierbar sein.

Elektronisches Fahrtenbuch als Alternative

Die Alternative ist die Nutzung der neuen technischen Möglichkeiten, ein elektronisches Fahrtenbuch. Welche Variante man auch wählt, ein elektronisches Fahrtenbuch arbeitet immer mit Fahrzeugortung durch GPS. Die Technik gibt es als Programm für das Handy, sofern dies GPS unterstützt.

Auch für Notebooks sind solche Programme erhältlich, an die jedoch ein GPS-Empfänger angeschlossen werden muss. Des Weiteren bieten die Hersteller von Navigationsgeräten zu einigen ihrer hochklassigen Produkte ein elektronisches Fahrtenbuch als Extra an. In einem Navigationsgerät werden die Daten der Fahrzeugortung automatisch gespeichert und können von dem Zusatzprogramm ausgewertet werden. So werden automatisch die Entfernungen und Zielorte aller Fahrten erfasst. Der Fahrer muss nur noch festlegen, ob diese Fahrt berufsbedingt oder privat erfolgte. Auch kann er, wenn er möchte, die Tankvorgänge eintragen und die bezahlte Summe. Nach dem Anschluss an den PC wird das Navigationsgerät über die Software ausgelesen und das elektronische Fahrtenbuch ist fertig. 

Ob koventionell oder elektronisch: Diese Bedingungen müssen erfüllt werden!

• Das Fahrtenbuch hat zeitnahe, vollständige und fortlaufende Eintragungen in geschlossener Form aufzuweisen (gebundene Form bei herkömmlichen Fahrtenbüchern).
• Es handelt sich nicht um einfache Ausdrucke aus Tabellenkalkulationsprogrammen, da diese nicht gebunden und manipulierbar sind.
• Folgende Angaben sind bei beruflichen Reisen Pflicht: Datum, Ziel der Reise, Kunde/Geschäftspartner zu dem man fährt bzw. anderer Zweck der Dienstfahrt, Kilometerstand nach der Fahrt
• Wer im Stau stand oider Erledigungen auf dem Weg zum Geschäftstermin macht, muss diese ebenfalls aufführen.
• Insbesondere für elektronische Fahrtenbücher gilt: Es muss unbedingt technisch ausgeschlossen sein, dass eine Aufzeichnung manipuliert werden kann.
• Darüber hinaus müssen die Daten ausreichend geschützt werden, was nicht nur für die eigene Privatsphäre, sondern auch für die der Geschäftspartner gilt, dessen Standort per GPS aufgezeichnet wird. 

Das Bundesfinanzministerium hat ein Hinweisschreiben dazu veröffentlich. Auf Seite 9 dieses Dokuments findet man alle Bedingungen für das elektronsiche Fahrtenbuch noch einmal im offiziellen Wortlaut. Wichtig bei der Auswahl der Software ist es, sie genau auf die Anerkennung durch das Finanzamt hin zu überprüfen. Es kann nämlich bei einer Nicht-Anerkennung laut einem Urteil des Finanzgerichts Münster auch noch Jahre später zu Nachzahlungen kommen, wie hier zu lesen ist.

Was kostet die Software?

Je nach Hardwarebasis und softwaremäßiger Ausstattung der Programme für elektronische Fahrtenbücher unterscheiden sich die Preise dafür sehr stark. Die Programme, die ohne Fahrzeugortung funktionieren, sind im Preissegment bis 150 € erhältlich. Professionelle Programme hingegen, die unter Umständen sogar spezielle Hardware benötigen, haben nach oben kaum Preisgrenzen. Diese gibt es auch als komplette Firmenlösungen, wo dann auch die steuerlichen Regelungen zur privaten Nutzung von Dienstfahrzeugen oder zur Dienstnutzung von Privatfahrzeugen mit berücksichtigt sind. Bei diesen umfangreichen Programmen lässt sich der Arbeitnehmer zum Jahresende lediglich einen Ausdruck für seine persönliche Steuererklärung geben.