Home-Office: Das sind die Regeln

Viele Arbeitnehmer träumen von freier Zeiteinteilung und Arbeiten ohne Druck, wenn sie ans Home-Office denken. Doch in der Realität gelten auch für die Arbeit von Zuhause aus feste Regeln, sowohl zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber als auch gegenüber dem Finanzamt. Wir haben Tipps zusammengestellt, mit denen das Home-Office gelingt.

Grundsätzlich haben weder der Arbeitnehmer noch der Arbeitgeber ein Recht auf einen Home-Office-Arbeitsplatz. Der Arbeitgeber hat die unternehmerische Freiheit, die Arbeit in seinem Betrieb so zu organisieren, wie es ihm geeignet erscheint; und kein Arbeitgeber kann seine Mitarbeiter zwingen, privaten Raum für die Arbeit zur Verfügung zu stellen.

Das Home-Office wird also in jedem Fall einvernehmlich und vertraglich geregelt – und dieser Vertrag ist die Grundlage, auf der die Arbeit von Zuhause aus gestaltet wird. In der Vereinbarung sind Arbeitszeit, Zutrittsrechte des Arbeitgebers und (sehr zu empfehlen) Erreichbarkeitszeiten festgelegt. Außerdem wird vereinbart, wer die Kosten für die Betriebsmittel trägt (in der Regel der Arbeitgeber) und ob der Arbeitgeber für die Nutzung des Home-Office Miete oder eine Kostenpauschale zahlt.

Die Zutrittsrechte benötigt der Arbeitgeber, weil weiterhin die Arbeitsschutzbestimmungen gelten. Die Firma darf überprüfen, ob der Arbeitsplatz den Bestimmungen entspricht. Auch das Arbeitszeitgesetz gilt weiter: Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, seine Arbeitszeit zu dokumentieren. Zunehmend von Bedeutung sind IT-Sicherheit, Datenschutz und der Schutz von Betriebsgeheimnissen – auch im Interesse des Arbeitnehmers sollten diese Fragen geregelt sein.

Steuerlich ist die Frage eindeutig, wenn der Arbeitnehmer mindestens 80 bis 90 Prozent seiner Arbeitszeit im häuslichen Arbeitszimmer verbringt. Dann kann er sämtliche Kosten in der Steuererklärung angeben. Bis zu einem Höchstbetrag von 1.250 Euro jährlich sind die Kosten absetzbar, wenn der Arbeitgeber kein Arbeitszimmer zur Verfügung stellt (das gilt oft für Lehrer oder Außendienstmitarbeiter).

Doch die rechtlichen und steuerrechtlichen Fragen sind nur die eine Seite. Eine große Herausforderung ist die Selbstorganisation. Denn im Home-Office fehlt der klare Rahmen durch die vorgegebene Arbeitszeit, die Kollegen und die direkten Absprachen. Planen Sie daher Ihren Start ins Home-Office sorgfältig.

Hier sind unsere Tipps:

• Räumliche Abgrenzung: Nutzen Sie zum Arbeiten den Arbeitsplatz oder das Arbeitszimmer und schließen Sie die Tür. Dort telefonieren Sie mit dem Büro-Telefon, das Privattelefon bleibt draußen und der Anrufbeantworter ist angeschaltet. Im Arbeitszimmer stehen keine Privatmöbel (auch aus steuerlichen Gründen), sondern Sie arbeiten an ergonomischen Büromöbeln.
• Klare Vereinbarungen mit der Familie: Machen Sie deutlich, wann Sie arbeiten – und verhalten Sie sich entsprechend. Denken Sie sich für Kinder ein klares Signal aus, etwa ein Schild an der Tür „Arbeit – bitte nicht stören“. Wenn Sie kleine Kinder haben: An Home-Office-Tagen können Sie nicht auf Kinderbetreuung verzichten!
• Feste Zeitstruktur: Geben Sie sich selbst einen Tagesrhythmus und halten Sie sich daran, sonst „verpassen“ Sie den Zeitpunkt, Feierabend zu machen. Machen Sie Mittagspause und gehen Sie an die frische Luft. Kleiner Trick: Auch fürs Home-Office duschen Sie morgens, kleiden sich ordentlich und ziehen Schuhe an. Dadurch schalten Sie automatisch auf „Arbeit“ um.
• Halten Sie den Kontakt zum Betrieb: Nehmen Sie an Konferenzen und Besprechungen teil und kommen Sie regelmäßig ins Büro, besuchen Sie dabei nicht nur Ihren Vorgesetzten, sondern auch die Kollegen. Vereinbaren Sie Web-Konferenzen und rufen Sie regelmäßig von sich aus bei Kollegen an.
• Und zu guter Letzt: Das Home-Office stellt hohe Ansprüche an Ihre Selbstdisziplin – behalten Sie Zeitkiller wie Internetsurfen, Haushaltsarbeiten oder Privattelefonate im Auge!

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