E-Mail Knigge: Was sollte man beim E-Mail Schreiben beachten?

Der E-Mail Knigge rät die Email kurz und präzise zu verfassen. Rechtschreibung und Grammatik müssen natürlich in Ordnung sein. Inzwischen gibt es Computerprogramme, die Fehler automatisch verbessern. Umso mehr macht es einen schlechten Eindruck, wenn Fehler im Text versendet werden. Man wird denken, dass sich der Autor keine Zeit genommen hat oder eine nicht ernst zu nehmende Person ist. Neben der Genauigkeit ist auch die Reaktionsgeschwindigkeit entscheidend.

Um die Kommunikation nicht zu unterbrechen, sollte man schnell auf erhaltene Emails antworten. Dazu ist eine mehrfache Kontrolle des Posteingangs am Tag sinnvoll. Eine Benachrichtigungsmail sollte jedoch nicht in jedem Fall verwendet werden. Auch mit der Funktion „Antwort an alle“ sollte sparsam und nur wenn notwendig umgegangen werden. Andernfalls ist der Speicher sehr schnell voll. Komplizierte Sätze sollten vermieden werden, damit die Nachricht einfach lesbar bleibt. Sinnabschnitte sind wie bei einem Brief anzuwenden. Laut E-Mail Knigge sollte man moderne E-mail-Features verwenden. Darunter fallen zum Beispiel die automatische Antwort, Wiederversenden, Übermittlungsbestätigung oder Rückruf. Wichtig ist auf jeden Fall auch das Verfassen der E-mail analog zu einem schriftlichen Dokument. Das heisst auch eine Unterschrift darf nicht fehlen. 

Ergebnisse aus Gesprächen können in E-Mails protokolliert werden. Vorsichtig sollte man allerdings mit dringlichen Informationen sein und sie besser nicht auf dem elektronischen Wege versenden. Bei offiziellen Anschreiben beachtet man besser die rechtlichen Bestimmungen, welche die Angabe der Pflichtangaben wie Rechtsform, Sitz, Registergericht und Unternehmensleitung beinhalten.