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Die Professionalität kommt mit der Routine. Je mehr Tagungen Sie planen, desto leichter wird es Ihnen fallen. Dennoch sollten Sie die Planung niemals unterschätzen. Jedes Projekt ist anders und jedes Mal können andere Posten zu drohenden Stolpersteinen werden.
Checkliste: Tagung planen
Grob gilt es fünf Punkte zu beachten:
- Terminfrage und Einladungen
- Finanzierung
- Raumfragen
- Vorträge und Referenten
- Tagungsmappen und Materialien
Wie immer gilt: dies ist nur eine grobe Checkliste. Tagung ist nicht gleich Tagung. Die Checkliste ist nicht komplett und dient in jedem Projekt nur als Orientierung.
Checkliste Tagung: So wirds gemacht!
1
Angebote von Hotels geben lassen
Fragen Sie bei mehreren Hotels in der gesuchten Umgebung an. Die Preise sind von Hotel zu Hotel sehr unterschiedlich.
2
Hotelauswahl
Ob Sie ein eher abgelegenes oder ein zentrales Hotel auswählen sollten, hängt davon ab, welche Gruppendynamik Sie fördern wollen. In einem Landhotel sind die Teilnehmer auf einen kleinen Raum fixiert und müssen sich miteinander austauschen. Das kann den Zusammenschluss fördern und Synergieeffekte hervorrufen. In einem Stadthotel haben die Teilnehmer mehr Alternativen und sind weniger aufeinander angewiesen. Wenn Austausch nach den Tagungsphasen nicht für notwendig gehalten wird, können Sie die Tagung auch in einem Stadthotel abhalten.
3
Referenten und Teilnehmer anfragen
Fragen Sie bei den Referenten im Vorfeld an und erbitten Sie Zusagen, damit Sie dem Hotel umso genauere finale Angaben zu Personen- und Zimmerzahl machen können.
4
Preisverhandlungen
5
Zimmerangaben machen
Geben Sie an, wie viele Zimmer Sie brauchen. Mindestens einen Tagungsraum, evtl. einen Essraum und ein Gruppenarbeitszimmer, die Übernachtungszimmer.
6
Bestuhlung der Räume
Der wichtigste Punkt auf der Checkliste: Tagung abhalten – die Ausstattung des Tagungsraumes ist dafür das wichtigste. Wie sollen Tische, Sitzplätze und Präsentationsfläche aufgebaut sein? Lassen Sie das Hotel den Raum im Vorfeld einrichten.
7
technische und materielle Ausstattung
Fragen Sie die Referenten, welche Materialien und welche technischen Geräte diese benötigen.
8
Verpflegung der Teilnehmer
Terminieren Sie die Pausen zwischen den Vorträgen. Wann wird gegessen, gibt es nur Häppchen, wann ist das große Buffet?
9
Tagungsmaterial für die Teilnehmer anfertigen
Die Teilnehmer müssen Bescheinigungen über ihre Anwesenheit erhalten, Handouts und Manuskripte alle Vorträge werden ihnen zu Beginn der Tagung in Mappen zur Verfügung gestellt – d.h. alle Referenten müssen die Manuskripte im Voraus eingereicht haben – außerdem sind Namensschilder üblich.
Tipps und Hinweise
- Fragen Sie das Hotel, ob es möglich ist, dessen Parkplätze zu reservieren. Wenn die Teilnehmer einzeln anfahren, lohnt sich dies und die Gäste werden es Ihnen danken.
- Sollten Sie früher einchecken als vereinbart, kündigen Sie dies bitte vorher an.
