Eine Buchhaltungssoftware wird hinfällig wenn Umsatz und/oder Gewinn des Kleinunternehmens unter bestimmten Grenzen liegen, es nicht im Handelsregister eingetragen ist und auch keinen „nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb“ laut Handelsgesetzbuch führt. So braucht es im Wesentlichen nur Einnahmen und Ausgaben in ihrer zeitlichen Reihenfolge für eine EÜR zu erfassen.
Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware
Der Unternehmer entscheidet selber, mit welchen Hilfsmitteln er seine Buchführung organisiert. Er kann hierzu auch eine Tabellenkalkulation oder jede ihm geeignet erscheinende Software verwenden.
Überschreitet das Unternehmen die Grenzen, muß seine Software die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) und weitere Vorschriften erfüllen.
Beispielsweise müssen die Buchungen in ihrer zeitlichen Reihenfolge protokolliert werden (Primanota oder Journal) und jede Änderung an einmal gespeicherten Daten muss unlöschbar dokumentiert werden (Stornobuchung).
Für den Programm- und organisatorischen Ablauf muß eine Dokumentation vorgelegt werden können, und natürlich müssen die Daten während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wieder sichtbar gemacht werden können.
Tipps zur Wahl der Buchhaltungssoftwar für Kleinunternehmen
Das Wichtigste für die tägliche Praxis ist eine schnelle Erfassung. Wiederkehrende Texte oder ganze Buchungszeilen wie Mieten sollten zum Abruf gespeichert werden können, es sollten während des Buchens neue Konten angelegt werden dürfen, Eingabemöglichkeiten in Kurzwegtechnik müssen vorgesehen sein, bei denen man nicht alle möglichen Felder anspringen muß, und während der laufenden Eingabe sollten die bisherigen Zeilen sichtbar sein, bei Bankkonten auch der laufende Stand zur Kontrolle.
Man muß das unbedingt vor der Entscheidung ausprobieren. Zusatzmodule wie Rechnungsschreibung, Electronic Banking, Angebotswesen und Warenwirtschaft können bei etwas größeren Firmen sinnvoll sein.
Ohne Support und laufende Aktualisierung (man denke an Gesetzesänderungen und Mehrwertsteuersätze) geht es nicht. Bei Buchführungspflichtigen ist unabdingbar, daß die gesetzlichen Vorbedingungen GoBS und GDPdU erfüllt sind.
Daher sollte man sich auf alle Fälle vergewissern, daß eine mit der gewünschten Buchhaltungssoftware für Kleinbetriebe geführte Buchführung schon einmal bei einer Firma das Testat eines Wirtschaftsprüfers für ordnungsgemäße Einhaltung aller Vorschriften bekommen hat.