Ein Online Meeting läuft im Prinzip genauso ab, wie eine reguläre Konferenz, zu der sich mehrere Mitarbeiter ganz physisch treffen. Die virtuelle Diskussion hat demgegenüber etliche Vorteile, vor allem, wenn die Abteilungen weit auseinander liegen oder sich Mitarbeiter im Ausland befinden.
Man muss weniger Zeit und so gut wie kein Geld investieren, wenn man sich über den Computerbildschirm trifft und gerade, wenn es um schnelle und wichtige Entscheidungen geht, kann diese Möglichkeit Gold wert sein. Mit etlichen Programmen – einige kostenlos, andere kostenpflichtig – kann ein Computer, der mit Mikrophon und Kamera ausgestattet ist, zum Konferenzraum für ein Online Meeting werden.
Online Meeting: Was wird benötigt?
- Webkamera
- Mikrophon
- Computerbildschirm/Laptop
- VoIP Software
Online Meeting: So wirds gemacht!
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Hardware
Für ein Online Meeting, das nicht als Chat oder als Telefongespräch ablaufen soll, benötigt man eine Webkamera und ein Mikrophon. Viele der neueren Laptops haben beides bereits integriert, ansonsten muss man diese nachrüsten.
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Software
Eine derartig gestaltete Konferenz kann nur mit der richtigen Software durchgeführt werden. Skype ist dabei eine kostenlose und einfache Möglichkeit, es gibt aber auch andere VoIP Anwendungen, die mehr bieten und unter Umständen besser auf das Unternehmen zugeschnitten sind.
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Mitarbeiter-Anzahl
Die verschiedenen Software-Lösungen lassen auch eine unterschiedliche Anzahl von Mitarbeitern zu, die sich gleichzeitig zum Online Meeting treffen können. Bei manchen kann man dann nur den Moderator sehen, bei anderen sind sämtliche Teilnehmer in eigenen Fenstern sichtbar.
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Benachrichtigung
Um die gewünschten Teilnehmer der Konferenz zu einer bestimmten Zeit auch ansprechbar zu wissen, muss man sie vorher benachrichtigen oder einladen, sich zu dem Termin auch in das Gespräch einzuschalten.
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Programminstallation
Man muss sicher gehen, dass alle Teilnehmer das gleiche Programm auf ihrem Computer haben und dabei auch die gleiche Version verwenden.
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Programmstart
Zu der festgelegten Zeit öffnet jeder Teilnehmer das Programm, auf das man sich geeinigt hat und tritt dem Meeting bei.
7
Meeting Richtlinien
Damit es kein heilloses durcheinander gibt, müssen verschiedene Richtlinien befolgt werden, beispielsweise Sprecherreihenfolgen, an die sich die Teilnehmer während des Meeting auch halten sollten. Manche Anwendungen haben dafür extra eingerichtete Melde-Knöpfe oder Talk-Now-Buttons, mit denen man seinen Redebeitrag anmelden kann.
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Datenübertragung
Die meisten Softwarelösungen bieten auch die Möglichkeit, Daten, Dokumente und anderes zwischen den Teilnehmern zu versenden.