Reisekostenabrechnung: Tipps zu Pauschalen und Muster

Was kann abgerechnet werden und wie ist der durchschnittliche Satz? Neben dem Aufbewahren aller Quittungen, einer Reisekostenabrechnung-Vorlage und dem Anlegen eines Fahrtenbuches (wenn nötig), sollte man auf folgende Dinge achten:

Reisekostenabrechnung Vorlage: So wirds gemacht!

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Grundinformationen

Name, Arbeitgeber, Grund der Reise, An- und Abfahrtszeiten/Datum, Dauer der Reise, Zielort und die Art der Fortbewegung sollten alle in der Abrechnung notiert werden, so dass die Personalverwaltung genau weiß, wem sie die Reise zuweisen soll und um welche Reise es sich handelt.

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Pauschale Kilometer mit Wagen

Für gewöhnlich werden 0,30€/Kilometer mit einem PKW abgerechnet, 0,13€ für ein Motorrad, 0,08€ für ein Moped und 0,05€ für ein Fahrrad.

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Pauschale für öffentliche Verkehrsmittel

Hier werden die Kosten meistens vollkommen bezahlt, wobei es natürlich auch auf die Angemessenheit ankommt (beispielsweise werden Taxis oft nur dann voll bezahlt, wenn ein ausreichender Grund dafür bestand, z.B. Nachtfahrt, schweres Gepäck, o.Ä.). Der wird genau in der Reisekostenabrechnung Vorlage angegeben.

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Verpflegungspauschale

Ist man weniger als 8 Stunden unterwegs, wird normalerweise keine Verpflegungspauschale angesetzt, bei 8-14 Stunden sind es 8€/Tag, bei 14-24 Stunden sind es 12€/Tag und bei mehr als 24 Stunden stehen einem bis zu 24€/Tag zu. Individuelle Sätze, die darüber hinaus gehen, werden mit dem Arbeitgeber vereinbart.

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Nebenkosten

Für die Nebenkosten gibt es eigentlich keine Pauschalen, da sie nur mit der unmittelbaren Arbeit zu tun haben und daher im Vollem erstattet werden. Dazu gehören geschäftliche Telefonate, Faxe, Hotelgarage, Parkgebühren, Eintritt für berufliche Veranstaltungen, etc. Wichtig ist dabei, dass man auf der Reisekostenabrechnung Vorlage genau ersehen kann, wozu die Kosten entstanden sind.

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Unterkunft

Auch hier gibt es nur grobe Richtlinien. 20€ pro Übernachtung, wenn auch nachgewiesen werden kann, dass der Arbeitnehmer ein Hotel o.Ä. in Anspruch genommen hat, ist die Pauschale, kann aber je nach Arbeitgeber unterschiedlich gehandhabt werden.

Tipps und Hinweise

  • Quittungen, Rechnungen usw. werden vorzugsweise chronologisch auf weiße Blätter geklebt, so dass sie übersichtlicher verarbeitet werden können.

Eine Meinung

  1. Für Unternehmen bietet sich ebenfalls eine Software zur Reisekostenabrechnung an, wie z.B. HRworks.

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