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Ob kleines Unternehmen, Großkonzern oder Finanzinstitut: Ein verlässliches Dokumentenmanagement sichert zentrale Daten, senkt den Aufwand – und ist zudem teilweise gesetzlich vorgeschrieben. Auch standardisierte Dokumente sind aus vielen Arbeitsprozessen nicht mehr wegzudenken, umso wichtiger, dass Ihre Mitarbeiter nicht wertvolle Arbeitszeit mit langweiligen Routinearbeiten und lästigem Papierkram vergeuden. Lesen Sie hier, worauf Firmen bei der Auswahl der passenden Dokumentenmanagement-Software achten sollten.
Die fünf zentralen Anforderungen im Dokumentenmanagement
Wie sieht die ideale Dokumentenmanagement-Software aus? Natürlich haben Sie unterschiedliche Anwendungsfälle – je nachdem, ob Ihr Unternehmen Finanzprodukte, medizinische Dienstleistungen oder Versicherungen vertreibt. Doch die zentralen Anforderungen an eine Dokumentenmanagement-Software bleiben gleich.
1. Benutzerfreundliche Dokumentenmanagement-Software
Mit der Benutzerfreundlichkeit steht und fällt der Erfolg der Software. Erfordert die Software beispielsweise unnötige Arbeitsschritte bei der Erstellung standardisierter Dokumente, fällt die Akzeptanz bei Mitarbeitern gering aus. Wenn die Nutzung nicht ergonomisch ist oder sich unnötig kompliziert gestaltet, werden Mitarbeiter die Software nicht konsequent nutzen und im Extremfall sabotieren oder boykottieren. Um sicherzustellen, dass die neue Software benutzerfreundlich ist und zu einer echten Aufwandsreduzierung führt, sollten Mitarbeiter möglichst früh bei der Konzeption eingebunden und gut geschult werden.
2. Flexible Anpassung an Bedürfnisse im Haus
Ein Produkt von der Stange wird oftmals nicht den konkreten Anforderungen im Unternehmen gerecht. Auf dem Markt gibt es eine breite Palette von Anbietern, die vorhandene Software vor Ort anpassen. Eine Einschätzung, welche Anforderungen Software speziell für den Vertrieb im Finanzsektor erfüllen muss, lesen Sie hier von l-p-a.com.
Zu den Aufgaben eines Software-Anbieters gehören die Sichtung vorhandener Produkte und Dokumente, die Unterstützung bei der Strukturierung, die Überführung der Bestandsdokumente in die neue Dokumentenmanagement-Software und die Schulung der Mitarbeiter anhand von Fallbeispielen aus dem konkreten Arbeitsalltag.
3. Zukunftsfähigkeit bei der Verwaltung von Dokumenten für Finanzprodukte
Ein gutes System für das Dokumentenmanagement zeichnet sich durch Flexibilität aus. So sollte beispielsweise ein System, das standardisierte Dokumente für den Vertrieb erzeugt, auch für neue und neuartige Finanzprodukte offen sein. Gleiches gilt für zusätzliche Vertriebskanäle. Machen Sie sich Gedanken, wie sich die Anforderungen in Zukunft entwickeln könnten, damit Ihr System mitwachsen kann. Weitere Beispiele, die die Zukunftsfähigkeit beeinflussen: Wie schnell wird die Datenmenge wachsen? Wie wird sich die Zahl der Nutzer verändern? Welche Schnittstellen, zum Beispiel zum Kunden über digitale Anwendungen, sollen integrierbar sein?
4. Angebot aus einer Hand
Wenn Sie verschiedene Systeme parallel nutzen, entstehen Reibungsverluste. Die Dokumentenmanagement-Software sollte sich daher problemlos in Ihre IT-Landschaft integrieren. Wenn Sie verwandte Lösungen – wie das Dokumentenmanagement und die Standardisierung von Dokumenten – bei einem Anbieter kaufen, reduzieren Sie die Zahl der Ansprechpartner und sparen eigenen Anpassungsaufwand.
5. Erfüllung der rechtlichen Vorgaben für Ihre Branche
Die Dokumentenmanagement-Software muss selbstverständlich alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen und den Vorschriften der Compliance genügen. Allerdings sind die Regeln von Branche zu Branche unterschiedlich, für Finanzprodukte beispielsweise gelten besondere Vorschriften bezüglich der Beratungsdokumentation. Auch von Abteilung zu Abteilung können Anforderungen abweichen. Generell unterstützt ein System des Dokumentenmanagements die revisionssichere Ablage und das papierlose Büro.
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