Ein Event für 2000 Leute organisieren: so geht’s

Jeder hat schon einmal einen Geburtstag, eine Hochzeit oder eine andere Familienfeier organisiert und weiß, was für ein Aufwand dahinter steckt alle Wünsche der Familie unter einen Hut zu bekommen.

Wie sieht es aber aus, wenn man ein Event für 2000 Leute organisieren muss? Was gibt es zu beachten? Wie kann man die Interessen, Vorlieben und wünsche all dieser Leute unter einen Hut bringen?

Hier ein paar Ratschläge, wie sie bei der Organisation nicht ins Schwitzen kommen und die Feierauf alle Fälle ein voller Erfolg wird.

Event für 2000 Leute: So wirds gemacht!

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Grundlagen

Ein Event für 2000 Leute ist im Grunde nichts anderes als die Geburtstagsfeier im Familienkreis. Wenn ihnen das Thema nicht vorgeben ist, müssen sie als allererstes dieses festlegen. Haben sie dieses, kann die Organisation beginnen.

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Der Termin

Der erste grundlegende Schritt ist, den Termin festzulegen wenn ihnen dieser nicht vorgegeben ist. Versuchen sie hier nicht, auf jeden einzelnen einzugehen, sondern betrachten sie wann die Masse Zeit hat.

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Der Ort

Als nächstes müssen sie den Ort festlegen. Die Wahl des Termins kann ihnen sagen, ob sie auch einen Freiluftevent organisieren können oder ob sie nach innen gehen müssen.Der Ort muss auf jeden Fall die Anforderungen eines Event für 2000 Leute erfüllen, das heißt er muss die Infrastruktur, wie Toiletten, Fluchtwege, Parkplätze, haben. Außerdem muss man daran denken, dass die Nachbarn informiert werden. Am besten diese einladen, dann beschweren sie sich nicht wegen möglicher Lärmbelastung.Am besten die Feier beim zuständigen Ordnungsamt anmelden und eine Sondergenehmigung beantragen, dann darf Musik bis 24 Uhr gespielt werden. Das Ordnungsamt ist in den meisten Orten der Stadt- oder Ortsverwaltung angegliedert.

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Verpflegung

Jetzt müssen sie sich über die Verpflegung Gedanken machen, soll es etwas zu essen geben und welche Getränke gibt es. Am besten örtliche Lieferanten ansprechen und Preisangebote einholen, da diese stark variieren können.

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Unterhaltung

Beim Programm können sie wieder nicht jedes einzelne Interesse beachten, sondern müssen überlegen, was der Masse gefallen könnte. Hier rechtzeitig mit den Künstlern Verbindung aufnehmen und verbindliche Absprachen treffen und Verträge schließen.

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Absicherung

Denken Sie auf jeden Fall daran, Ihr Event für 2000 Leute bei der Polizei, dem Ordnungsamt und der Feuerwehr anzumelden.Eine große und kommerzielle Party muss man anmelden und zwar nicht nur bei den Nachbarn, sondern in dem Fall auch beim Ordnungsamt.Sofern auch gema-pflichtige Musik gespielt wird muss das vorab auch bei der Gema angemeldet werden.Ohne Anmeldung beim Ordnungsamt kann das ganz schnell nach hinten losgehen und ist daher leider bei öffentlichen Parties nicht zu empfehlen.Die Telefonnummern der einzelnen Behörden kann man unter der Behördenhotline 1544 erfragen oder im Internet suchen.Sinnvoll ist es auch eine Haftpflichtversicherung abzuschießen, diese deckt eventuell anfallende Schäden.

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Eintritt

Bei einem kommerziellen Event, wenn Sie also Eintritt verlangen, muss dafür 19 % Mehrwertsteuer abgeführt werden.
Ansonsten fällt das weg.

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Alkohol

Ohne Ausschankgenehmigung dürfen nur alkoholfreie Getränke ausgeschenkt werden. Für Alkohol braucht man eine Ausschankgenehmigung.Diese lohnt sich aber nur für Gastwirte oder ggfs. Vereine, die so eine Party öfter machen. Im privaten Bereich wird das natürlich nicht benötigt.Achtung: Rechtzeit beantragen, denn die jeweilige Stadt beansprucht noch mal eine Bearbeitungszeit für sich.

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