Das Mailprogramm als Notizblock

Bei mir ist es so: Der Posteingang und das Mailprogramm sind die zentrale Schaltstelle meines Arbeitsplatzes. Im Büro ist es Outlook unter Windows XP, ansonsten ist es Mail unter Mac OS X Tiger.

Habe ich mir schnell etwas zu notieren, ist nichts so schnell geöffnet und abgespeichert wie eine Mail. Fenster auf, Betreff vergeben, Notiz machen, abspeichern. Ich muss mir keine Gedanken über den Speicherort machen und habe beim Durchsehen der Notizen eine schnelle Voransicht mit dem kompletten Text.

Alles in allem hat es sich im digitalen Alltag einfach bewährt.

Mail unter Mac OS X hat zudem noch den Vorteil, dass es E-Mails gruppieren kann. Es erkennt beispielsweise anhand des Betreffs oder des Inhalts Nachrichten, die zusammengehören. Wenn man möchte, werden so erkannte Mails gruppiert dargestellt.

Das nutze ich inzwischen sehr intensiv, in dem ich mir zu den verschiedenen gedanklichen Baustellen meiner Tätigkeiten Mails mit entsprechend gleichlautendem Betreff schicke.

Habe ich beispielsweise eine Idee zu einem Artikel für Germanblogs und sitze nicht an meinem MacBook, dann schicke ich mir eine Mail mit dem Betreff "germanblogs". Mein Mailprogramm gruppiert diese Nachricht automatisch zu den anderen mit diesem Betreff. Auf diese Weise habe ich sofort alle passenden Nachrichten auf einen Blick zusammen.

Bei Google Mail geht diese Funktion sogar noch einen Schritt weiter: Hier werden eingehende und ausgehende Mails zu "Konversationen" zusammengefasst. Das macht gerade nach längerer Pause sehr schnell klar, was der letzte Stand der Diskussion gewesen ist.

Weiter erleichternd kommt bei meinem Mailprogramm auf dem MacBook hinzu, dass es ebenso wie das gesamte Betriebssystem die extrem schnelle Volltextsuche "Spotlight" integriert hat. Ähnliches werden die Windows-Nutzer mit Vista auch bekommen und die Google Desktopsuche funktioniert wohl ähnlich. Das kann ich allerdings nicht beurteilen. Jedenfalls beginnt man, den zu suchenden Begriff einzutippen und erhält gleichzeitig die ersten Ergebnisse, sortiert nach Relevanz. Die Suche in Outlook hingegen werfe ich an und hole mir einen Kaffee und auch dann muss ich die Suchergebnisse noch nach dem durchsuchen, was ich eigentlich wollte. Aber mit Vista wird ja dann alles besser.

Spannend finde ich jedenfalls, dass Mail nun in der nächsten Version auch Notizzettel und To-Do-Listen bekommt. So gesehen nähert sich Mail wieder ein wenig Outlook an, bei dem das Mailen nur eine von vielen Funktionen ist. Allerdings hoffe ich, dass die Notizen bei Mail übersichtlicher werden als die in Outlook. Denn trotz der Notizfunktion in Outlook ist es noch immer praktischer, die Gedanken schnell in einem Mailentwurf festzuhalten.

Letztendlich kommt es nicht auf die Funktionen oder ihre schiere Anzahl an, sondern ob man sie auch benutzen kann…