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Aufgaben delegieren Sie nicht, um Ihre Macht zu beweisen. Führungskräfte verfolgen damit ein konkretes Ziel, und das ist die Maximierung der Effizienz. Damit jeder Mitarbeiter weiß, worin seine Aufgaben bestehen und mit welchen Abteilungen er sich abzusprechen hat, muss auch jeder Mitarbeiter delegiert werden.
Dabei können Sie beileibe nicht alle Aufgaben delegieren. Konfliktreiche und vertrauliche Tätigkeiten bleiben Ihr Bereich. Wenn Führungskräfte nicht gerade erfolgreich delegieren, hat dies oft damit zu tun, dass sie Anforderungen der Tätigkeiten sowie die – weiche wie harte – Qualifikationen ihrer Mitarbeiter falsch einschätzen. Vertrauen und Kommunikation sind dabei zwei grundlegende Kompetenzen, die beide Parteien mitbringen müssen.
Aufgaben delegieren: So wirds gemacht!
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Aufgaben zur Delegation
Zur Delegation eignen sich unwichtige, kleinere sowie immer wiederkehrende Aufgaben, also Routinetätigkeiten. Aufgaben, die keiner Diskussion und Entscheidungen bedürfen, können ebenso delegiert werden. Am wichtigsten und schwierigsten ist die Delegation von Aufgaben, die spezielle Kenntnisse erfordern. Sie müssen genug von dem Aufgabenfeld verstehen, um die Schwierigkeiten und die Anforderungen an den Mitarbeiter einschätzen zu können.
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Auswahl des Mitarbeiters
Bei der Auswahl sollten Sie darauf schauen, dass Aufgaben- und Mitarbeiterprofil nach dem Schlüssel-Schloss-Prinzip möglichst gut zusammenpassen. Ein bisschen Vertrauen gehört zum Aufgaben delegieren immer dazu; für den Arbeitnehmer ist es aber vor allem wichtig, dass Sie ihn über den Zweck der Aufgabe aufklären, um seine gesamte mögliche Motivation für das Projekt zu mobilisieren.
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Erteilung der Aufgabe
Weisen Sie den Mitarbeiter unmissverständlich in seine Aufgabe ein, formulieren Sie Ihre Vorstellungen. Wichtig ist auch die Angabe eines Bearbeitungszeitraumes und einer Deadline. Damit der Mitarbeiter sich an die Arbeit machen kann, müssen Sie ihm natürlich alle dafür erforderlichen Mittel zur Verfügung stellen.
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Kompetenzen festlegen
Neben der Klärung der Aufgabe ist es erforderlich, die Befugnisse und die Verantwortungsbereiche zu vereinbaren. Wozu ist der Mitarbeiter berechtigt und was alles fällt in seinen Verantwortungsbereich? Anders lassen sich Zuständigkeiten und Versäumnisse nicht nachvollziehen. Als Vorgesetzter tragen Sie in letzter Instanz immer Verantwortung (mit).
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Überwachung der Bearbeitung
Kontrollieren Sie Zwischenergebnisse, um späte Überraschungen zu vermeiden. Während der Bearbeitung sollten Sie jederzeit ein Ansprechpartner sein.
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Feedback
Nach Abschluss der Aufgabe müssen Sie so fair sein und dem Mitarbeiter ein ehrliches Feedback geben. Wo gibt es Verbesserungsbedarf, was gelang zu äußerster Zufriedenheit? Lob, Tadel, Lob – versuchen Sie es doch mit der Sandwich-Methode.
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