Für Konferenzen und Geschäftsgespräche sollte ein Protokoll möglichst in kurzen Abrissen die wichtigsten Punkte zur Sitzung enthalten. Will man ein Protokoll schreiben, sollten niemals die Namen der Anwesenden, Ort, Datum, Leitung, Anlass und natürlich die Ergebnisse fehlen.
Protokoll schreiben – die Arten
Normalerweise sollte man beim Protokoll schreiben darauf achten, dass die Informationen nicht zu detailliert werden. Wer was wann gesagt hat, ist allgemein unwichtig, es sei denn, es wird für den späteren Gebrauch benötigt (Polizeiprotokoll, Gerichtsprotokoll, etc.).
- Ergebnisprotokoll:(etwa bei Antragsstellungen) umfasst nur die Ergebnisse einer Besprechung, nicht, wie es dazu gekommen ist.
- Verlaufsprotokoll: Umfasst Argumente, Gegenargumente, den Verlauf einer Sitzung und ihre Ergebnisse. Das Alles sollte möglichst knapp gefasst werden und nur die „Knackpunkte“ hervor heben.
- Seminarprotokoll: Besonders an der Universität können sich Seminarprotokolle vielfältig unterscheiden, weshalb man den Dozenten vorher um einige Hinweise bitten sollte. Normalerweise sind sie die elaborierte Version eines Verlaufsprotokolls, indem sie beispielsweise nützliche Zusatzinfos oder aufgeworfene Fragen ergänzen. Manche Seminarprotokolle werden in einem fließenden Text geschrieben und dienen weniger der knappen Beschreibung des Verlaufes, als vielmehr der Wiedergabe der zentralen Gesprächsinhalte. Gegebenenfalls werden auch Tafelbilder übernommen, die der Erklärung dienen.
Protokoll Vorlagen: Protokoll für Sitzungen und Antragsprotokoll
Die anliegende Vorlagen dienen nur der groben Hilfe und geben wahlweise ein normales Protokoll für Sitzungen wieder und ein Protokoll für Anträge (mit den wichtigsten Punkten). Sollte man dazu aufgefordert werden, ein Protokoll zu schreiben, sollte man sich vergewissern, welchem Zweck es dient und in welchem Rahmen es geschrieben wird.
Gerade geschäftlich sind vor allem Ideen, Probleme/Problemlösungen und eventuelle Abstimmungen wichtig. Im akademischen Bereich geht es vor allem um die Erläuterung der Grundthematik, die in der Veranstaltung statt gefunden hat.
Weiterführende Links:
http://www.f4.fhtw-berlin.de/~weberwu/lib/