Klassentreffen organisieren: Diese Dinge muss man beachten

Über fünf, zehn, 20 oder mehr Jahre konnten sicher nicht alle Kontakte aus dem Jahrgang aufrecht erhalten und gepflegt werden. Daher ist der erste und wichtigste Schritt beim Klassentreffen organisieren, Adressen, Telefonnummern oder Emails der Absolventen zu recherchieren. Dabei vereinfachen soziale Netzwerke im Internet die Suche erheblich. Über befreundete Schulkameraden oder die Schuleinrichtung selbst können schließlich auch all diejenigen ausfindig gemacht werden, die nicht online registriert sind.  

Sind alle Adressaten aus dem Jahrgang gefunden, sollte ein geeigneter Zeitpunkt für das Klassentreffen gefunden werden. In den meisten Fällen bietet sich ein Zeitraum um Weihnachten und Neujahr an. So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass auch diejenigen Zeit finden, die den Rest des Jahres womöglich in anderen Orten Deutschlands und der Welt leben und arbeiten. Über ein Doodle oder einen öffentlichen Terminkalender kann der genaue Zeitpunkt mit allen Teilnehmern abgesprochen werden.

Zusammen mit dem Zeitpunkt steht auch der geeignete Ort auf der Checkliste zum Klassentreffen organisieren. Nostalgisch schön wäre es, von der Schule die alte Aula zur Verfügung gestellt zu bekommen. Wenn dies nicht möglich ist, kann vielleicht ein alter Klassenkamerad, der inzwischen Barbesitzer ist, einen willkommenen Ort anbieten. Alternativ können Räume oder ganze Hotels für das Wiedersehen angemietet werden. Sind Zeit und Ort gewählt, können offizielle Einladungen verschickt werden.

Für leckeres Essen und gekühlte Getränke sollte bei einem Klassentreffen auch gesorgt sein. Abhängig von der Anzahl der Gäste sollte dabei ein Catering-Unternehmen beauftragt werden, das auch den Service übernimmt. Der Standard hängt dabei natürlich von den Ansprüchen der Gäste ab. Typisches Schulessen zu servieren, wäre dabei eine originelle und nicht allzu teure Idee.

Wahlweise kann für den Abend noch ein Rahmenprogramm aufgestellt werden. Alte Fotos können an die Wand projiziert und Anekdoten von früher zum Besten gegeben werden. Das lockert die Stimmung auf und bietet spannenden Gesprächsstoff.

Schließlich sollten die Ausgaben für die Location, das Catering, aber auch für die Kommunikation nicht nur an denjenigen hängen bleiben, die das Klassentreffen organisiert haben. Auch wenn man über gute Kontakte sicher einiges einsparen kann, sollte man von den Gästen einen Unkostenbeitrag verlangen dürfen. Eventuell finden sich darüber hinaus noch Förderer, die die Veranstaltung unterstützen.